إدارة الوقت وكيف يتم تطبيق هذا في منظومة العمل المكتبية؟

إذا كان يومك عزيزتي المرأة يتخلله دائما قول عبارة “أتمنى لو كان لدي المزيد من الوقت لعمل … ” إذن أنتِ في هذه اللحظة لا تعرفين بشكل دقيق ما هو مفهوم إدارة الوقت؟. فالجدير بالذكر ان هذه تعد مهارة حياتية لا غنى عنها عند الرغبة دائما في النجاح وتحقيق الخطط بشكل منظم، وخاصة بالنسبة لنساء اليوم، وما يحتويه يومهن من المهام الزوجية والمنزلية، ورعاية الأطفال إلى جانب ممارسة مهامها العملية. في العموم هيا نتعرف على كيفية إدارة الوقت بمزيد من الفهم والتفصيل.

ما تعني مهمة إدارة الوقت؟

ما تعني مهمة إدارة الوقت؟

تعد عملية إدارة الوقت أحد أهم عمليات التخطيط الناجحة التي تعمل على تنظيم الوقت لكل نشاط محدد، مع القيام بتفصيل كل خطوة حتى الانتهاء منها، فنظرا لأن الوقت محدود، فكلما كانت مهارات إدارة الوقت لديكِ أفضل ، كلما كان وقتك أكثر فعالية وإستفادة وتحقيق اهداف.

يجب العلم أنه يتم الحكم على فعالية الوقت من خلال جودة العمل الذي تم إنجازه، وليس على مدى سرعة أو بطء وقت اداء هذه المهمة. لذا نحتاج جميعنا إلى تعلم 3 مفاهيم ذو أهمية كبيرة تجاه هذا الأمر تتمثل في:

• عملية إدارة الوقت.
• أهمية إدارة الوقت في العمل.
• كيفية تطبيق مهارات إدارة الوقت في مكان العمل.

عملية إدارة الوقت

عملية إدارة الوقت

تتكون عملية إدارة الوقت الأساسية من بعض الخطوات الرئيسية الهامة التي يجب العمل على إتباعها وهي:

1. القيام بوضع قائمة بالمهام والعمل على تحديد أهمية تحقيقها حسب اليوم، والأسبوع، والشهر بناء على أهداف العمل، والحياة.
2. القيام بقياس، وتحديد الوقت المستغرق لإنجاز بعض المهام المحددة.
3. وضع خطة مفصلة ، والقيام بتحديد ترتيب العمل كل يوم.
4. المضي قدما في التنفيذ، والتمسك بالخطة المحددة.

تحتوي كل خطوة من خطوات إدارة الوقت المذكورة أعلاه على أدوات، وتقنيات، ومهارات داعمة لتشكيل عملية فعالة لإدارة الوقت تناسب طبيعة العمل والحياة المهنية لكل شخص.

أهمية إدارة الوقت في ممارسة العمل

أهمية إدارة الوقت في ممارسة العمل

الآن بعد أن قمنا بالإجابة على سؤال حول ماهية إدارة الوقت؟ سوف ينتابنا بعض الفضول المعرفي حول أسباب أهمية إدارة الوقت. فالجدير بالذكر أن الإدارة الفعالة للوقت تساعد بشكل كبير على تحقيق المزيد مما لدينا من مهام وبصورة ناجحة. وبشكل تفصيلي أكتر سنتعرف على هذا من خلال النقاط التالية:

1. الإنتاجية

الإنتاجية

تساعد مهارات إدارة الوقت عند السير عليها بشكل منتظم في العمل على ترتيب كل خطة ومهمة يومية بناء على أهميتها إلى جانب إنشاء قائمة أولويات. فالجدير بالذكر أنه باستخدام هذه القائمة، يمكن التركيز على المهام التي يجب إكمالها أولا، وبالتالي زيادة كفاءة العمل في هذه الأوقات.

مع أسس مهارات إدارة الوقت الجيدة، سوف نقوم بالعمل على منع إضاعة الوقت والطاقة، والإلتزام ببذل القليل من المجهود مع بعض الأمور التي لا تحتاج إلا ذلك، وهذا لأن كل شيء منظم بدقة وعلمية. ليس ذلك فقط، بل إن الإدارة الفعالة للوقت تعزز أيضا الإبداع بفضل وجود وقت فراغ الذي يتم توفيره من خلال ترتيب العمل بشكل عقلاني ومنطقي.

2. تعزيز القدرة على صنع القرار

تعزيز القدرة على صنع القرار

غالبا ما يؤدي الجهل بمهارات إدارة الوقت إلى وضع المهام العملية تحت ضغط كبير، ومن ثم حدوث اتخاذ قرارات خاطئة بشكل غير مباشر، وبالأخص عندما لا يكون هناك وقت كاف للتفكير.

أما على العكس من ذلك، فإذا كان بإمكاننا العمل على التحكم جيدا في الوقت، فلا يمكننا فقط التخلص من ضغط المهام المتعددة، ولكن أيضا اتخاذ قرارات أفضل في ممارسة مهام العمل.

3. التخلص من العادات السيئة

التخلص من العادات السيئة

تظهر العادات السيئة على الجانب العملي متمثلة في المماطلة بأداء العمل، وعدم معرفة كيف تقول لا للسلوكيات السلبية الخاطئة إلى جانب سوء التنظيم الذي يؤدي إلى حدوث ضررا لا يحصى للفرد ولفريق العمل.

يجب العلم أن مهارات إدارة الوقت سوف تساعدنا بصورة كبيرة على التخلص من هذه العادات السيئة، وتقوم بالتحفيز على ضرورة الشروع في المشاريع الكبيرة بخطة جيدة التخطيط مع تحديد أهداف واضحة وجداول زمنية محددة تحمل بداخلها الكثير من معايير النجاح والدقة.

إقرأ أيضا: اتبعي هذه الخطوات البسيطة لتجنب النعاس أثناء العمل

بعض النصائح الهامة للمساعدة على إدارة الوقت في العمل

أولا: المكتب المرتب والنظيف

المكتب المرتب والنظيف

إعلمي سيدتي أن المكتب المزدحم الغير مرتب يقوم بالعمل على التقليل من التركيز بصورة كبيرة. لذا يجب القيام دائما قبل ممارسة أي مهام عملية بالحصول على الوقت الكافي لتنظيم الأوراق بدقة، وبشكل جيد حتى نتمكن من التركيز على المهام والأعمال بشكل أفضل.

ثانيا: تقسيم العمل

تقسيم العمل

تشعري سيدتي بالضغط قبل أداء مهمة كبيرة، وهو أمر يصعب عليكِ القيام بهذه المهمة بشكل جيد ومثالي. إذن فيجب أن تقومي في هذه الأوقات بتذكر مبدأ تقسيم المهام وتنظيمها في عملية متعددة الخطوات مع تحديد الوقت المقترح لإتمام هذه المهام بشكل ناجح.

سوف تلاحظين أنه بمجرد إتمامك لأجزاء صغيرة من العمل، لن تجدي مطلقا هذا الأمر صعبا كما كان في البداية فوجهة النظر تختلف من مهمة إلى أخرى عند القيام بتنظيمها، وترتيبها بشكل منظم.

ثالثا: المهام المكررة

المهام المكررة

إذا كنتِ تشعري عزيزتي أنكِ تقومين بتكرار نفس المهمة بشكل يومي، إذن فأنتِ على طريق الإتقان والنجاح في أداء هذه المهام بشكل ناجح، وفعال. بالإضافة إلى وقت التنفيذ الذي مع مرور الوقت يتم إختذاله ومن ثم إيجاد خطة زمنية أفضل.

رابعا: تحسين المهارات المكتبية

تحسين المهارات المكتبية

يجب العلم أنه في حالة إتقانك عزيزتي المرأة العاملة مهارات الكمبيوتر، أو الكتابة، أو البحث عبر الإنترنت، أو برامج دعم العمل الأخرى، فسوف تقومي بتوفير الكثير من الوقت في إكمال، وإتمام العمل. فالجدير بالذكر أنه من خلال قضاء الوقت في تعلم هذه الأدوات المفيدة، سوف تزيد الإنتاجية بمقدار الضعف، بل وثلاثة أضعاف أكثر من المعتاد.

في النهاية نأمل أن تكوني سيدتي قد تعرفتي معنا على إدارة الوقت وأهميته، والعمل على التخطيط الجيد له حتي تجني جميع المهام العملية لكِ ثمار نجاحا بشكل فعال وأسرع مما هو مخطط له.

إقرأ أيضا: للأمهات العاملات من المنزل .. إليكي النصائح الخمسة لتسهيل عملك